Domande frequenti sull'automazione con l'AI

Analizziamo i processi d'ufficio delle PMI e automatizziamo con l'intelligenza artificiale le attività ripetitive: registrazione delle fatture, inserimento degli ordini, preventivi, email, telefonate e ricerca nei documenti. Ci occupiamo dell'analisi, dello sviluppo e della messa in funzione, lavorando sugli strumenti che l'azienda usa già.

Quelli ripetitivi, con regole chiare e volumi costanti. I più frequenti:

• lettura e registrazione delle fatture dei fornitori;
• inserimento nel gestionale degli ordini ricevuti via email o PDF;
• bozze di preventivo a partire dalla richiesta del cliente;
• smistamento delle email e prime risposte alle domande ricorrenti;
• risposta telefonica nei momenti di punta e fuori orario;
• report e indicatori che si aggiornano da soli;
• ricerca di informazioni in manuali, contratti e procedure.

No. Toglie il lavoro di copia, controllo e smistamento; le persone verificano le eccezioni e si dedicano ad attività a maggior valore, come il rapporto con i clienti. Nella pratica serve soprattutto a reggere i picchi di lavoro senza straordinari e senza nuove assunzioni.

Sì, se c'è almeno un processo che assorbe diverse ore ogni settimana. Bastano anche 3-4 persone in ufficio: conta il tempo speso su attività ripetitive, non la dimensione dell'azienda. Il calcolatore del grado di automazione vi dà una prima indicazione in 3 minuti.

ChatGPT usato a titolo personale aiuta la singola persona a scrivere o riassumere. Noi portiamo l'AI dentro il processo: legge i documenti in arrivo, inserisce i dati nel gestionale, applica i controlli e lascia traccia di ogni operazione, con regole di accesso ai dati decise dall'azienda.

Dipende dal processo, dai volumi e dai sistemi da collegare: per questo il prezzo lo definiamo dopo l'analisi, con una proposta a corpo. La regola che seguiamo è una sola: proponiamo un progetto solo se l'investimento si ripaga con il tempo risparmiato entro 6 mesi. Se i numeri non tornano, ve lo diciamo.

Un primo processo va di solito in funzione in alcune settimane dall'avvio del progetto; i tempi precisi sono indicati nella proposta. Il risparmio si misura dal primo mese, confrontando i tempi prima e dopo.

Misuriamo quanto tempo richiede oggi ogni pratica (per esempio una fattura o un ordine), lo moltiplichiamo per i volumi mensili e per il costo orario. Se non avete un dato interno usiamo CHF 33 all'ora. Il risultato è il valore mensile del tempo recuperato, che confrontiamo con il costo del progetto.

Possono esserci costi di utilizzo dei servizi AI e di hosting, che dipendono dai volumi, ed eventualmente un contratto di assistenza. Li indichiamo nella proposta separati dal costo di progetto, così il calcolo del ritorno li comprende già.

Sì. In 30-50 minuti guardiamo come lavorate, individuiamo i processi più adatti e vi diamo una prima stima del tempo recuperabile. Se c'è un'opportunità concreta vi proponiamo i passi successivi; non c'è nessun obbligo di proseguire.

No. Lavoriamo con il gestionale, la posta e i file che usate già, tramite interfacce, export o caselle email dedicate. Se i dati oggi sono soprattutto in Excel, il primo passo è strutturarli: l'automazione può partire proprio da lì.

No. Serve una persona di riferimento che conosca il processo e possa dedicarci qualche ora nelle fasi di analisi e di test. La parte tecnica è a carico nostro.

Non ci leghiamo a un solo fornitore: scegliamo il modello in base al compito, perché alcuni rendono meglio sui testi e altri sull'analisi di dati e numeri. Quando i dati non devono uscire dall'azienda usiamo modelli che funzionano su server dedicati o interni.

Ogni automazione ha dei controlli: soglie di affidabilità, verifica umana dei casi dubbi e un registro delle operazioni. All'inizio una persona controlla tutto; i controlli si riducono solo quando i risultati sono stabili e misurati.

È un assistente che svolge un compito in autonomia, entro regole precise: risponde alle email ricorrenti, gestisce una telefonata, raccoglie una richiesta e la registra nel gestionale. Conviene quando le richieste sono numerose e simili tra loro, e quando i clienti chiamano anche fuori orario. Maggiori dettagli.

A imprenditori, direttori e responsabili di funzione (amministrazione, vendite, operazioni) che devono decidere come usare l'intelligenza artificiale nella propria azienda. Non servono competenze tecniche: si parte dalla vostra attività e dai vostri casi reali.

È una persona di riferimento che vi segue lungo tutto il percorso: vi aiuta a definire gli obiettivi, a scegliere gli strumenti adatti alla vostra attività, a metterli in servizio e a usarli con il vostro team. Lavora sui vostri documenti e sui vostri processi, non su esempi generici.

Entrambi. Proponiamo webinar online con esercizi pratici, incontri in presenza e programmi su misura per una singola azienda o per un gruppo. L'offerta viene definita in base a durata, livello di preparazione richiesto e numero di partecipanti.

Non abbiamo un listino unico: l'offerta viene definita in base a durata, livello di preparazione richiesto e numero di partecipanti. Dopo un primo colloquio gratuito vi inviamo una proposta scritta con costi e programma.

Dipende da voi. Alcune aziende, dopo il percorso, lavorano in autonomia con gli strumenti scelti; altre ci chiedono di automatizzare uno o più processi. In quel caso si applica la nostra regola: proponiamo solo progetti che si ripagano entro 6 mesi.

Lo decidete voi. Proponiamo tre soluzioni: un cloud dedicato, un hardware acquistato dall'azienda e ospitato in un data center, oppure piccoli server presso la vostra sede. La scelta dipende da quanto i dati devono restare isolati da servizi esterni. Come proteggiamo i dati.

Le progettiamo nel rispetto della nLPD e, per le aziende che lavorano con l'Unione europea, del GDPR: trattiamo solo i dati necessari, definiamo chi può accedervi, scegliamo fornitori con garanzie contrattuali adeguate e documentiamo dove vengono elaborati.

No. Usiamo servizi e configurazioni professionali in cui i dati inviati non vengono usati per addestrare i modelli, oppure modelli installati su server dedicati.

1. Fate il test del grado di automazione o prenotate la consulenza gratuita.
2. Analizziamo il processo scelto e misuriamo i tempi attuali.
3. Vi presentiamo una proposta con costi, tempi e ritorno atteso.
4. Sviluppiamo, testiamo con voi e mettiamo in funzione.
5. Misuriamo il risparmio reale e decidiamo insieme i passi successivi.

Bastano poche informazioni: quali attività vi pesano di più, i volumi mensili (fatture, ordini, email, telefonate), gli strumenti che usate e qualche documento di esempio. Se non avete i numeri precisi, li stimiamo insieme.

La sede è a Chiasso e seguiamo aziende in tutto il Ticino, con incontri in presenza. Per le aziende nel resto della Svizzera lavoriamo anche a distanza.

Sì. Seguiamo l'automazione nei primi mesi, la adattiamo quando cambiano i processi e, se serve, la estendiamo ad altre attività. Le condizioni di assistenza sono indicate nella proposta.