Automazione dei processi aziendali con l'intelligenza artificiale
Fatture, ordini, preventivi e dati gestiti senza ribattitura: l'AI legge i documenti, li inserisce nel gestionale e lascia alle persone il controllo delle eccezioni.
Cosa ottenete
Le attività che oggi richiedono di leggere un documento e ricopiarne i dati vengono svolte dall'AI. Le persone controllano solo i casi dubbi. Il risultato: meno ore di inserimento manuale, meno errori di trascrizione, pratiche evase in giornata.
Processi che automatizziamo più spesso
Fatture dei fornitori
Le fatture arrivano via email o PDF, l'AI legge fornitore, importi, IVA e scadenze, le confronta con ordine e bolla e prepara la registrazione nel gestionale. Le differenze vengono segnalate a una persona.
Ordini dei clienti
Gli ordini ricevuti per email, in PDF o in testo libero vengono riconosciuti, verificati con anagrafica e listino e inseriti nel gestionale, con una conferma d'ordine pronta da inviare.
Preventivi e offerte
Dalla richiesta del cliente l'AI prepara una bozza di preventivo con articoli, quantità e prezzi di listino. Il vostro commerciale la controlla, la completa e la invia.
Dati tra email, Excel e gestionale
Solleciti, aggiornamenti di stato, report periodici: i dati passano da un sistema all'altro senza copia e incolla e restano allineati.
Contenuti ripetitivi
Schede prodotto, descrizioni tecniche, risposte standard e testi per newsletter preparati in bozza a partire dai vostri dati, sempre con revisione finale di una persona.
Come funziona il progetto
- Analisi: raccogliamo esempi reali di documenti e misuriamo i tempi attuali.
- Proposta: costi, tempi e ritorno atteso, con la regola dei 6 mesi.
- Sviluppo e test: l'automazione viene provata su documenti veri, con le persone che la useranno.
- Avvio controllato: all'inizio una persona verifica tutto; i controlli si riducono quando i risultati sono stabili.
Cosa serve da parte vostra
- Una persona di riferimento che conosca il processo
- 20-30 documenti di esempio (fatture, ordini, richieste)
- L'accesso al gestionale o la possibilità di importare dati
Domande frequenti
Quali processi si possono automatizzare in una PMI?
Quelli ripetitivi, con regole chiare e volumi costanti. I più frequenti:
- lettura e registrazione delle fatture dei fornitori;
- inserimento nel gestionale degli ordini ricevuti via email o PDF;
- bozze di preventivo a partire dalla richiesta del cliente;
- smistamento delle email e prime risposte alle domande ricorrenti;
- risposta telefonica nei momenti di punta e fuori orario;
- report e indicatori che si aggiornano da soli;
- ricerca di informazioni in manuali, contratti e procedure.
In quanto tempo si vedono i risultati?
Un primo processo va di solito in funzione in alcune settimane dall'avvio del progetto; i tempi precisi sono indicati nella proposta. Il risparmio si misura dal primo mese, confrontando i tempi prima e dopo.
Dobbiamo cambiare gestionale o software?
No. Lavoriamo con il gestionale, la posta e i file che usate già, tramite interfacce, export o caselle email dedicate. Se i dati oggi sono soprattutto in Excel, il primo passo è strutturarli: l'automazione può partire proprio da lì.
Cosa succede se l'AI sbaglia?
Ogni automazione ha dei controlli: soglie di affidabilità, verifica umana dei casi dubbi e un registro delle operazioni. All'inizio una persona controlla tutto; i controlli si riducono solo quando i risultati sono stabili e misurati.
Partiamo da un processo che vi fa perdere tempo
In 30-50 minuti guardiamo insieme come lavorate oggi e vi diciamo se e dove l'automazione conviene, con una stima delle ore recuperabili.
Preferite scrivere? sales@aiforbusiness.ch · Risposta entro un giorno lavorativo