Häufige Fragen zur Automatisierung mit KI

Wir analysieren die Büroprozesse von KMU und automatisieren wiederkehrende Tätigkeiten mit künstlicher Intelligenz: Verbuchung von Rechnungen, Erfassung von Bestellungen, Offerten, E-Mails, Telefonate und die Suche in Dokumenten. Wir übernehmen Analyse, Entwicklung und Inbetriebnahme und arbeiten mit den Werkzeugen, die das Unternehmen bereits nutzt.

Wiederkehrende Prozesse mit klaren Regeln und konstanten Mengen. Die häufigsten:

• Auslesen und Verbuchen von Lieferantenrechnungen;
• Erfassung von Bestellungen aus E-Mails oder PDFs im ERP;
• Offertentwürfe auf Basis der Kundenanfrage;
• Sortieren von E-Mails und erste Antworten auf wiederkehrende Fragen;
• Telefonannahme zu Spitzenzeiten und ausserhalb der Bürozeiten;
• Reports und Kennzahlen, die sich selbst aktualisieren;
• Suche nach Informationen in Handbüchern, Verträgen und Abläufen.

Nein. Sie nimmt das Abschreiben, Kontrollieren und Sortieren ab; die Menschen prüfen die Ausnahmen und konzentrieren sich auf wertvollere Aufgaben wie die Kundenbeziehung. In der Praxis hilft sie vor allem, Arbeitsspitzen ohne Überstunden und ohne Neueinstellungen zu bewältigen.

Ja, wenn mindestens ein Prozess jede Woche mehrere Stunden beansprucht. Schon 3-4 Personen im Büro reichen: Entscheidend ist die Zeit für wiederkehrende Tätigkeiten, nicht die Grösse des Unternehmens. Der Rechner für den Automatisierungsgrad gibt Ihnen in 3 Minuten eine erste Einschätzung.

ChatGPT hilft der einzelnen Person beim Schreiben oder Zusammenfassen. Wir bringen KI in den Prozess selbst: Sie liest eingehende Dokumente, überträgt die Daten ins ERP, wendet Kontrollen an und protokolliert jeden Vorgang, mit Zugriffsregeln, die das Unternehmen festlegt.

Das hängt vom Prozess, den Mengen und den anzubindenden Systemen ab: Deshalb legen wir den Preis nach der Analyse fest, mit einem Pauschalangebot. Wir folgen einer einzigen Regel: Wir schlagen ein Projekt nur vor, wenn sich die Investition durch die eingesparte Zeit innerhalb von 6 Monaten amortisiert. Wenn die Zahlen nicht aufgehen, sagen wir es Ihnen.

Ein erster Prozess geht in der Regel einige Wochen nach Projektstart in Betrieb; der genaue Zeitplan steht im Angebot. Die Einsparung wird ab dem ersten Monat gemessen, indem wir die Zeiten vorher und nachher vergleichen.

Wir messen, wie viel Zeit jeder Vorgang heute braucht (zum Beispiel eine Rechnung oder eine Bestellung), und multiplizieren sie mit den Monatsmengen und den Stundenkosten. Fehlt ein interner Wert, rechnen wir mit CHF 33 pro Stunde. Das Ergebnis ist der monatliche Wert der eingesparten Zeit, den wir den Projektkosten gegenüberstellen.

Es können Nutzungskosten für KI-Dienste und Hosting anfallen, die von den Mengen abhängen, sowie allenfalls ein Supportvertrag. Wir weisen sie im Angebot getrennt von den Projektkosten aus, damit die Ertragsrechnung sie bereits enthält.

Ja. In 30-50 Minuten schauen wir uns an, wie Sie arbeiten, ermitteln die geeignetsten Prozesse und geben Ihnen eine erste Schätzung der einsparbaren Zeit. Gibt es eine konkrete Chance, schlagen wir Ihnen die nächsten Schritte vor; es besteht keinerlei Verpflichtung.

Nein. Wir arbeiten mit dem ERP, dem E-Mail-System und den Dateien, die Sie bereits nutzen, über Schnittstellen, Exporte oder eigene Postfächer. Liegen Ihre Daten heute vor allem in Excel, ist der erste Schritt, sie zu strukturieren: Genau dort kann die Automatisierung ansetzen.

Nein. Es braucht eine Ansprechperson, die den Prozess kennt und in der Analyse- und Testphase einige Stunden Zeit hat. Den technischen Teil übernehmen wir.

Wir binden uns nicht an einen einzigen Anbieter: Wir wählen das Modell nach der Aufgabe, denn manche sind bei Texten stärker, andere bei der Analyse von Daten und Zahlen. Wenn Daten das Unternehmen nicht verlassen dürfen, setzen wir Modelle auf dedizierten oder internen Servern ein.

Jede Automatisierung hat Kontrollen: Vertrauensschwellen, menschliche Prüfung zweifelhafter Fälle und ein Protokoll aller Vorgänge. Anfangs prüft eine Person alles; die Kontrollen werden erst reduziert, wenn die Ergebnisse stabil und gemessen sind.

Ein Assistent, der eine Aufgabe selbständig nach klaren Regeln erledigt: Er beantwortet wiederkehrende E-Mails, führt ein Telefonat, nimmt eine Anfrage auf und erfasst sie im ERP. Er lohnt sich, wenn es viele ähnliche Anfragen gibt und Kunden auch ausserhalb der Bürozeiten anrufen. Mehr dazu.

An Unternehmer, Geschäftsführer und Bereichsverantwortliche (Administration, Verkauf, Betrieb), die entscheiden müssen, wie sie künstliche Intelligenz im eigenen Unternehmen einsetzen. Technische Kenntnisse sind nicht nötig: Wir gehen von Ihrer Tätigkeit und Ihren realen Fällen aus.

Er ist Ihre feste Bezugsperson während des ganzen Programms: Er hilft Ihnen, Ziele festzulegen, die passenden Werkzeuge für Ihre Tätigkeit auszuwählen, sie in Betrieb zu nehmen und mit Ihrem Team zu nutzen. Er arbeitet mit Ihren Dokumenten und Prozessen, nicht mit allgemeinen Beispielen.

Beides. Wir bieten Online-Webinare mit praktischen Übungen, Präsenztreffen und massgeschneiderte Programme für ein einzelnes Unternehmen oder eine Gruppe an. Das Angebot richtet sich nach Dauer, erforderlichem Vorwissen und Anzahl Teilnehmende.

Wir haben keine Einheitspreisliste: Das Angebot richtet sich nach Dauer, erforderlichem Vorwissen und Anzahl Teilnehmende. Nach einem ersten kostenlosen Gespräch senden wir Ihnen einen schriftlichen Vorschlag mit Kosten und Programm.

Das entscheiden Sie. Manche Unternehmen arbeiten nach dem Programm selbständig mit den gewählten Werkzeugen, andere beauftragen uns mit der Automatisierung eines oder mehrerer Prozesse. Dann gilt unsere Regel: Wir schlagen nur Projekte vor, die sich innerhalb von 6 Monaten amortisieren.

Das entscheiden Sie. Wir bieten drei Lösungen an: eine dedizierte Cloud, vom Unternehmen gekaufte Hardware in einem Rechenzentrum oder kleine Server an Ihrem Standort. Die Wahl hängt davon ab, wie stark die Daten von externen Diensten getrennt bleiben müssen. Wie wir die Daten schützen.

Wir entwickeln sie im Einklang mit dem nDSG und, für Unternehmen mit Bezug zur Europäischen Union, mit der DSGVO: Wir bearbeiten nur die nötigen Daten, legen fest, wer darauf zugreifen darf, wählen Anbieter mit angemessenen vertraglichen Garantien und dokumentieren, wo die Daten verarbeitet werden.

Nein. Wir nutzen professionelle Dienste und Konfigurationen, bei denen die übermittelten Daten nicht zum Trainieren der Modelle verwendet werden, oder Modelle auf dedizierten Servern.

1. Machen Sie den Test zum Automatisierungsgrad oder buchen Sie die kostenlose Beratung.
2. Wir analysieren den gewählten Prozess und messen die heutigen Zeiten.
3. Wir legen Ihnen einen Vorschlag mit Kosten, Zeitplan und erwartetem Ertrag vor.
4. Wir entwickeln, testen mit Ihnen und nehmen die Lösung in Betrieb.
5. Wir messen die tatsächliche Einsparung und entscheiden gemeinsam über die nächsten Schritte.

Wenige Angaben genügen: welche Tätigkeiten Sie am meisten belasten, die Monatsmengen (Rechnungen, Bestellungen, E-Mails, Telefonate), die Werkzeuge, die Sie nutzen, und einige Beispieldokumente. Wenn Ihnen genaue Zahlen fehlen, schätzen wir sie gemeinsam.

Unser Sitz ist in Chiasso und wir betreuen Unternehmen im ganzen Tessin mit Treffen vor Ort. Mit Unternehmen in der übrigen Schweiz arbeiten wir auch aus der Ferne, auf Deutsch, Italienisch oder Englisch.

Ja. Wir begleiten die Automatisierung in den ersten Monaten, passen sie an, wenn sich Prozesse ändern, und erweitern sie bei Bedarf auf weitere Tätigkeiten. Die Supportbedingungen stehen im Angebot.