Automatisierung von Geschäftsprozessen mit künstlicher Intelligenz
Rechnungen, Bestellungen, Offerten und Daten ohne Abtippen: Die KI liest die Dokumente, erfasst sie im ERP und überlässt den Menschen die Kontrolle der Ausnahmen.
Was Sie erhalten
Tätigkeiten, bei denen man heute ein Dokument lesen und seine Daten abschreiben muss, übernimmt die KI. Die Menschen prüfen nur die Zweifelsfälle. Das Ergebnis: weniger Stunden manueller Erfassung, weniger Übertragungsfehler, Vorgänge noch am selben Tag erledigt.
Prozesse, die wir am häufigsten automatisieren
Lieferantenrechnungen
Die Rechnungen kommen per E-Mail oder als PDF; die KI liest Lieferant, Beträge, MWST und Fälligkeiten, gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab und bereitet die Verbuchung im ERP vor. Abweichungen werden einer Person gemeldet.
Kundenbestellungen
Bestellungen per E-Mail, als PDF oder in freiem Text werden erkannt, mit Stammdaten und Preisliste abgeglichen und im ERP erfasst, mit einer versandbereiten Auftragsbestätigung.
Offerten und Angebote
Aus der Kundenanfrage erstellt die KI einen Offertentwurf mit Artikeln, Mengen und Listenpreisen. Ihr Verkauf prüft, ergänzt und versendet ihn.
Daten zwischen E-Mail, Excel und ERP
Mahnungen, Statusmeldungen, periodische Reports: Die Daten gelangen ohne Kopieren und Einfügen von einem System ins andere und bleiben abgestimmt.
Wiederkehrende Inhalte
Produktseiten, technische Beschreibungen, Standardantworten und Newsletter-Texte als Entwurf aus Ihren Daten, immer mit einer abschliessenden Prüfung durch eine Person.
So läuft das Projekt ab
- Analyse: Wir sammeln reale Beispieldokumente und messen die heutigen Zeiten.
- Vorschlag: Kosten, Zeitplan und erwarteter Ertrag, nach der 6-Monats-Regel.
- Entwicklung und Test: Die Automatisierung wird an echten Dokumenten erprobt, mit den Personen, die sie nutzen werden.
- Kontrollierter Start: Anfangs prüft eine Person alles; die Kontrollen werden reduziert, sobald die Ergebnisse stabil sind.
Was wir von Ihnen brauchen
- Eine Ansprechperson, die den Prozess kennt
- 20-30 Beispieldokumente (Rechnungen, Bestellungen, Anfragen)
- Zugang zum ERP oder die Möglichkeit, Daten zu importieren
FAQ
Welche Prozesse lassen sich in einem KMU automatisieren?
Wiederkehrende Prozesse mit klaren Regeln und konstanten Mengen. Die häufigsten:
- Auslesen und Verbuchen von Lieferantenrechnungen;
- Erfassung von Bestellungen aus E-Mails oder PDFs im ERP;
- Offertentwürfe auf Basis der Kundenanfrage;
- Sortieren von E-Mails und erste Antworten auf wiederkehrende Fragen;
- Telefonannahme zu Spitzenzeiten und ausserhalb der Bürozeiten;
- Reports und Kennzahlen, die sich selbst aktualisieren;
- Suche nach Informationen in Handbüchern, Verträgen und Abläufen.
Wann sieht man Ergebnisse?
Ein erster Prozess geht in der Regel einige Wochen nach Projektstart in Betrieb; der genaue Zeitplan steht im Angebot. Die Einsparung wird ab dem ersten Monat gemessen, indem wir die Zeiten vorher und nachher vergleichen.
Müssen wir unser ERP oder unsere Software wechseln?
Nein. Wir arbeiten mit dem ERP, dem E-Mail-System und den Dateien, die Sie bereits nutzen, über Schnittstellen, Exporte oder eigene Postfächer. Liegen Ihre Daten heute vor allem in Excel, ist der erste Schritt, sie zu strukturieren: Genau dort kann die Automatisierung ansetzen.
Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
Jede Automatisierung hat Kontrollen: Vertrauensschwellen, menschliche Prüfung zweifelhafter Fälle und ein Protokoll aller Vorgänge. Anfangs prüft eine Person alles; die Kontrollen werden erst reduziert, wenn die Ergebnisse stabil und gemessen sind.
Beginnen wir mit einem Prozess, der Sie Zeit kostet
In 30-50 Minuten schauen wir gemeinsam an, wie Sie heute arbeiten, und sagen Ihnen, ob und wo sich Automatisierung lohnt, mit einer Schätzung der einsparbaren Stunden.
Lieber schriftlich? sales@aiforbusiness.ch · Antwort innerhalb eines Arbeitstages